Introducción
Uno de los activos más importantes en las organizaciones es la información. Las organizaciones obtienen grandes cantidades de información tantos de factores internos como externos de la misma por tal motivo, es una prioridad realizar esfuerzos para brindar y adquirir los conocimientos adecuados para poder procesar este conjunto de daos y de esta forma que sea más clara, coherente y con autenticidad.
La adecuada gestión de la información brinda beneficios como: ventajas competitivas con clientes, líneas de producto y desarrollo al obtener soluciones de negocio y seguimiento de las actividades diarias.
El presente artículo abordará la importancia de la clasificación de información, así como diferentes temas para el manejo de la misma para que ésta resulte a beneficio de la organización conforme a ahorrando tiempo y esfuerzo en la toma de las decisiones.
Relación de conceptos
Información. ¿Qué es y para qué sirve?
La información está conformada por un grupo de datos ya clasificados y ordenados, que sirven para construir un mensaje. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Por lo tanto, se puede definir que la información es un recurso que proporciona significado o sentido de realidad, mediante datos y modelos de pensamiento humano. Existen diversas especies que se comunican a través de la transmisión de información para su supervivencia; la diferencia para los seres humanos radica en la capacidad que tiene el hombre para armar códigos y símbolos con significados complejos, que conforman el lenguaje común para la convivencia en sociedad.
Proceso de generación de conocimiento
Figura 1: Proceso de generación de conocimiento.
Información en las organizaciones
En la sociedad actual, el uso y acceso a la información constituye un cambio trascendental para las organizaciones, desde el punto de vista económico e intelectual.
El correcto desarrollo de los recursos de una organización depende de que exista un adecuado flujo de información entre la empresa y su entorno, por un lado, y entre las distintas unidades de la empresa. Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en la explotación de la información del entorno.
El acceso oportuno a esta facilita el proceso de toma de decisiones, representa una guía para la solución de problemas y sienta las bases para el progreso de producción.
La información en la organización debe de cumplir dos características importantes, por ejemplo:
Que cumplan con su función primordial, es decir, la de aumentar el conocimiento del usuario o en reducir sus incertidumbres.
Sin embargo se podrá clasificar el valor de la Información de acuerdo a:
- Valor Administrativo: Cuando la información permite que la alta gerencia pueda tomar decisiones efectivas.
- Valor Operacional: Cuando la información documenta las actividades de manera detallas de la organización.
- Valor Documental: Cuando la información sirve de evidencia de acontecimientos ocurridos con anterioridad.
- Valor Histórico: Cuando la información documenta sobre hechos pasados.
Generador de nuevos factores de competitividad: La competitividad no depende únicamente de la capacidad que tenga la empresa de ofrecer un producto a mejor precio que sus competidores sino que lo que realmente quiere es satisfacer lo que el consumidor quiere (calidad, servicio, atención post-venta)
Integrador de las unidades de la organización: La información obtenida por un departamento puede resultar de gran utilidad para otros, incluso para aquellas que aparentemente no son relacionados entre sí.
En la medida que mejora de los procesos productivos y administrativos: Es toda aquella información que se incrementa por medio de la tecnología del conocimiento del recurso humano.
Clasificación de información
La información de una empresa puede ser clasificada en función a diversos criterios, en función al grado de fuente se puede dividir por:
- Primarias: La información está en su origen, no presenta cambios y debe ser elaborada por primera vez y en forma específica.
- Secundarias: La información que ya fue elaborada anteriormente y de alguna formada modificado con otra finalidad que no necesariamente debe coincidir con la unidad de la empresa.
La información también puede ser clasificada en función a su naturaleza:
- Cualitativa: Es la información que se obtiene mediante la investigación por medio de la descripción, y la observación.
- Cuantitativa: Es la información con la cual obtienen datos de manera numérica.
En función a la disponibilidad la información puede ser:
- Información interna: La información interna se refiere principalmente a toda aquella que se genera dentro de la empresa. Esta información es almacenada dentro de la misma empresa por medio de base de datos y está dirigida espacialmente a los individuos en la alta gerencia para la toma de decisiones.
- Información externa: Es la información que se encuentra en el entorno organizacional o ambiente externo. La información captada por la empresa y que participa de manera directa en las actividades diarias es acerca del mercado al cual se dirige.
Información difusa
El conjunto organizado de datos que constituye un mensaje tienen que ser datos claros, exactos y concretos.
Para muchas organizaciones la información constituye un elemento fundamental puesto que la actualidad el correcto manejo de la información permite afrontar de manera óptima el éxito el futuro y la competencia empresarial.
La información difusa dificulta a las organizaciones poder captar el verdadero valor o significado de la información. La información puede ser difusa en casos donde los datos interrelacionados no pueden ser medibles para su análisis y por consecuencia su entendimiento.
El proceso para llegar al punto en donde la información de la que dispone la empresa sea útil y confiable para la toma de decisiones es muy complejo y se puede llevar a cabo con la ayuda de los siguientes elementos, los cuales son de gran ayuda para este proceso:
Necesidad de información
El éxito de una organización no depende sólo del manejo y administración de manejo de activos tangibles como materiales sino de del aprovechamiento de sus activos intangibles. El correcto desarrollo depende de que exista un adecuado flujo de información entre la organización y esta está pueda ser representada y entendida de manera interna y externa, es decir en su entorno y entre las distintas unidades de la organización.
Una de las características de la información es está puede fluir y lo hace en dirección vertical o descendente, en sentido horizontal y también de manera diagonal dentro de la organización.
Existe la clasificación de cinco flujos de información básicos en las organizaciones:
1.- De autoridad formal: este flujo es jerárquico y es conformado según el organigrama de cada organización.
2.- Flujos reguladores: Información requerida para cumplir con funciones en cada departamento.
3.- Comunicaciones informales: relaciones interpersonales de la organización (primordialmente de manera externa de la misma)
4.- Flujos de constelación de trabajo: equipos de trabajos.
5.- De decisiones: información para tomar decisiones únicas y resolver problemas.
Búsqueda de información
Para una exitosa y adecuada búsqueda de la información se debe de tener muy en claro cuáles son las necesidades de información, es aconsejable elaborar un diagrama de Gantt que contenga las siguientes variables:
- Las tareas a realizar para alcanzar los objetivos organizacionales.
- Ordenar las actividades conforme a prioridad de acción.
- Determinar tiempo, medios y recursos de la acción.
Obtención de todo tipo de información
Es muy común que us cuando se busca información se obtenga gran cantidad de información de esta sin haber sido clasificada, desorganizada, inestable, sin fondo y forma.
Para poder determinar si la información que se ha obtenido es difusa se debe plantear la organización las siguientes preguntas:
Esta información…
- ¿es adecuada para las necesidades de la firma?,
- ¿es precisa conforme a lo que se está buscando?,
- ¿está completa?,
- ¿es confiable conforme a fuente?
- ¿es accesible para todos los miembros de la organización que la requieran?
Herramientas
Obtención de información (necesidad)
Los métodos mayormente utilizados conforme a la necesidad de información se puede clasificar en dos enfoques: el directo y el indirecto. Los métodos directos fundamentalmente usan de técnicas que permiten obtener información directa de la organización. Entre las técnicas más reconocidas se encuentra la utilización de entrevistas y cuestionarios; la observación de los hábitos de búsqueda que se presentan y el uso de la información, así como la técnica del incidente crítico.
Directos
- Los cuestionarios: Se entiende por cuestionario al conjunto de preguntas, preparadas con anterioridad de manera cuidadosa, sobre hechos y aspectos que se interesan buscar o implementar en investigación. Se puede dividir en dos clases: el cuestionario autoadministrativo y la entrevista. El cuestionario autoadministrativo es aquél en el que los encuestados, previa lectura, contestan por escrito a las preguntas sin intervención directa alguna de las personas que colaboran en la investigación. En las entrevistas, el cuestionario es aplicado a los sujetos investigados por personas especializadas en esta tarea, que son reclutadas y preparadas por la dirección de la investigación. Suele hacerse cara a cara de manera personal o por teléfono.
- La observación: El uso de técnicas de observación es una herramienta eficaz para la investigación conforme a la obtención de información. Dicha técnica consiste en observar dentro del contexto en que normalmente se genera la información por ejemplo, de manera externa de la organización como mercados, clientes y proveedores y de manera interna a colaboradores en sus respectivos departamentos. La observación es una técnica que permite recoger información imposible de obtener en el uso de cualquier otra técnica. La observación puede ser:
- Participante -Abierta
- Encubierta
- No participante-Abierta
- Encubierta
- Técnica del incidente crítico: La técnica del incidente crítico consiste en una serie de fases con el fin de recoger información directa sobre la conducta de diferentes individuos los cuales, suele ser de interés para la organización (colaboradores, clientes y proveedores) de modo que sus resultados puedan utilizarse para solucionar problemas de índole práctica y para la toma de decisiones. Con esta técnica se recoge información sobre incidentes con un significado especial y que cumplen con unos criterios específicamente definidos. La técnica consiste, básicamente, en dos pasos: recoger y clasificar información sobre los incidentes, y realizar inferencias basadas en la información obtenida.
Indirectos
- Análisis de documentos: Se trata de un método indirecto que, sin consultar a las personas involucradas permite conocer sus hábitos, necesidades y usos de información. Tipos de análisis de documentos: análisis de referencias citadas; análisis de peticiones de documentos.
Herramientas de información difusa
Análisis de datos cuantitativos
La información cuantitativa es mucho más clara y de fácil compresión puesto que su representación es de manera numérica. Su medición y análisis se puede realizar teniendo conocimiento sobre la utilización de diversos software que facilitan la obtención y compresión de la información para la toma de decisiones.
Análisis de datos cualitativos
Los datos cualitativos son más difíciles de analizar ya que muchas veces suelen ser abstractos y su clasificación suele ser difícil de realizar ya que estos parten de conceptos subjetivos y pueden ser difusos. Mediante diferentes métodos heurísticos se pueden proponer varias soluciones que mejoren la obtención de información y en unos casos se puede implementar el uso de un software especializado que pueda procesar los datos y arrojar un resultado ideal.
Lógica Difusa
La lógica difusa es un procedimiento que proporciona una forma simple y atractiva de obtener una conclusión a partir de información escaza, vaga, imprecisa o en su defecto incompleta. Es una técnica de inteligencia computacional que permite procesar la información con alto nivel de eficiencia.
Procesamiento
En esta etapa se procesa la información a partir de haber seleccionado el método más conveniente para el objetivo o meta anteriormente establecida. El procesamiento de información busca beneficiar de alguna manera a la organización puesto que la finalidad es comprender, significar, ubica, conocer la información con la que se está trabajando.
Estas son algunas de las acciones a realizar en esta etapa:
- Sintetizar, organizar y presentar la información obtenida
- Ser capaz de llevar a cabo un análisis y síntesis de información
- Es importante no copiar y pegar información
- Utilizar esquemas, cuadros sinópticos, tablas y graficas para un mejor entendimiento de la información.
- Saber realizar, estructura y escribir un reporte o ensayo.
Toma de decisiones
La toma de decisiones es muy habitual en el día a día las organizaciones. Los momentos en que se ha de tomar una decisión son significativos para una firma, ya que por medio de estos se puede estudiar un problema determinado o situación que es valorada y considerada hondamente para elegir la vía más adecuada a seguir según las diferentes opciones y operaciones.
Cuando un directivo enfrenta la toma de decisión en su organización, además de entender ampliamente la situación que se presenta, debe tener la capacidad de analizar, evaluar y reunir la información necesaria con el objetivo de encontrar soluciones razonables; es decir, tratar de tomar las mejores decisiones basadas en la racionalidad y de manera confiable.
Una de las bases en que sustenta la buena toma de decisiones en cualquier organización, se refiere al aprovechamiento de conocimiento, ya que si quien toma la decisión posee conocimientos anteriormente evaluados, ya sea de los sucesos que encierren el problema o en un contexto tanto interno como externo del mismo. Es importante mencionar que la toma de decisiones que se lleva a cabo dentro de las organizaciones debe cumplir con ciertas características como son:
- Ser rápida y oportuna
- Fundamentada en información concreta
- Bajo costo para la empresa
Conclusión
Actualmente en el tipo de economía tan dinámica y cambiante al que se enfrentan las empresas; la competitividad y el uso de la información son un elemento importante e indispensable para la organización, ya que para que ésta logre la permanencia y la habilidad de responder así como adaptarse ante el cambio debe hacer uso de todas sus competencias.
La rapidez con que una empresa se adapte a los cambios, genera una ventaja competitiva donde el capital humano así como el análisis de la información cualitativa y cuantitativa forman parte vital para aumentar dicha competitividad, por lo que es importante que la empresa cuente con la capacidad de enfrentarse a ciertos cambios.
Por lo anterior, se puede interpretar que la información difusa crea una serie de problemáticas dentro de la organización, puesto que ésta frena las operaciones causando pérdidas significativas dentro de la misma es por éste motivo que se considera la importancia del análisis de la información difusa. Es indispensable para tener un conocimiento claro para tomar decisiones oportunas dentro de la empresa.
Tema de tesis
Clasificación de la información difusa de las ventas del 2017 de la empresa XY S.A de C.V
Objetivo de tesis
Discernir y clasificar la información difusa de ventas del 2017 en la empresa XY S.A de C.V para lograr una proyección de ventas mucho más objetiva conforme a la toma de decisiones de estrategias de marketing.
Bibliografía
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Williams, J. E. (2010). La competitividad en México. REDALYC- Revista Mexicana de Agronegocios , 16.
Agradecimientos
A Dios, por todas sus bendiciones.
A mis padres, han sido un apoyo fundamental en cada paso que doy. Mi pilar, mi sustento. ¡Infinitas gracias!
Mis hermanas, Marilyn, Vicky y Jessy puesto que la responsabilidad llego con ustedes.
Al CONACYT y PNPCC por aceptarme en su programa y permitirme realizar el sueño de estudiar un posgrado.
Al Instituto Tecnológico de Orizaba por permitirme enfrentarme a un nuevo reto, por profesionalizarme y obtener nuevos conocimientos.
Al Dr. Aguirre y- Hernández, por su interés en formar profesionales de calidad, por la motivación, por sus clases a las 7 de la mañana, por su puntualidad.
A todos y cada uno de mis profesores que me enseñaron tanto. Ejemplo de enseñanza y vida.
