Comprender las diferencias entre grupos de trabajo y equipos de trabajo es esencial para optimizar el rendimiento y la colaboración en cualquier organización. Aunque a menudo se utilizan de manera intercambiable, los términos “grupo de trabajo” y “equipo de trabajo” representan estructuras y dinámicas distintas que pueden influir significativamente en los resultados y en la cultura organizacional. En este artículo, exploraremos en detalle estas diferencias, proporcionando una guía clara para identificar y fomentar equipos de trabajo eficaces que impulsen el éxito empresarial.
Un grupo de trabajo generalmente se define como una colección de individuos que trabajan de manera independiente para alcanzar objetivos individuales, mientras que un equipo de trabajo se caracteriza por una colaboración estrecha y objetivos comunes que benefician al conjunto. Esta distinción es crucial para las empresas que buscan mejorar la cohesión y la eficiencia en sus proyectos. A lo largo de este análisis, desglosaremos los aspectos clave que diferencian a los grupos de los equipos, proporcionando ejemplos prácticos y estrategias para transformar grupos en equipos de alto rendimiento.
Puntos clave de aprendizaje
- En los equipos de trabajo, el liderazgo es compartido y colaborativo, mientras que en los grupos de trabajo, el liderazgo es jerárquico con un único líder fuerte.
- Los equipos de trabajo operan con responsabilidad mutua, donde todos los miembros se sienten responsables del éxito del grupo. En contraste, los grupos de trabajo asignan la responsabilidad de manera individual.
- Los equipos de trabajo producen resultados colectivos que superan la suma de los esfuerzos individuales, gracias a la sinergia y la colaboración. Los grupos de trabajo, por otro lado, producen resultados individuales basados en contribuciones separadas.
- La cohesión y la confianza son pilares fundamentales en los equipos de trabajo, fomentando un ambiente de apoyo y cooperación. Los grupos de trabajo pueden carecer de esta cohesión, lo que limita la interacción y el apoyo mutuo.
Diferencias entre grupos y equipos de trabajo
Para comenzar a establecer las diferencias partiremos de dos conceptos ya conocidos, veamos:
En un artículo previo establecimos que un grupo de trabajo es el conjunto de dos o más individuos quienes, por asignación externa o motivación propia, se reúnen para adelantar ciertas labores, a las cuales contribuye cada uno de modo dispar, se relacionan entre sí durante el desarrollo de esas tareas, con lo cual se genera en ellos un sentido de identidad compartida, y cuyo accionar individual afecta a los demás miembros del grupo y de la organización misma.
De igual manera, definimos un equipo de trabajo como un conjunto de personas conscientes de ser parte de una operación colectiva orientada al logro de metas comunes, que se identifican a sí mismas y a otras como contribuyentes del grupo. Sus integrantes reconocen que necesitan la ayuda de los demás para alcanzar el objetivo general, se comunican entre sí, reaccionan ante los demás, pueden influirse mutuamente, se sienten responsables unos de otros y tienen la capacidad de trabajar como una sola unidad.
A partir de las anteriores definiciones, las siguientes serían las posibles diferencias entre un grupo de trabajo y un equipo de trabajo:
| Característica | Grupo de trabajo | Equipo de trabajo |
| Identificación y Responsabilidad | Los miembros se reúnen por asignación externa o motivación propia. | Los miembros son conscientes de ser parte de una operación colectiva orientada al logro de metas comunes. |
| Generan un sentido de identidad compartida. | Se identifican a sí mismos y a otros como contribuyentes del grupo. | |
| Cada uno contribuye de modo dispar. | Se sienten responsables unos de otros. | |
| Colaboración y Ayuda Mutua | Se relacionan entre sí durante el desarrollo de las tareas. | Los integrantes reconocen que necesitan la ayuda de los demás para alcanzar el objetivo general. |
| El accionar individual afecta a los demás miembros del grupo y de la organización misma. | Se comunican entre sí y reaccionan ante los demás. | |
| Metas y Objetivos | Se adelantan ciertas labores asignadas externamente o por motivación propia. | Está orientado al logro de metas comunes. |
| Contribución individual | La operación colectiva es un aspecto clave. | |
| Unidad de Trabajo | Aunque generan un sentido de identidad compartida, la contribución es individual y dispar. | Trabajan como una sola unidad. |
| Influencia y Comunicación | Se relacionan entre sí durante las tareas, lo cual implica comunicación, pero no se menciona una influencia mutua tan marcada como en el equipo de trabajo. | Los miembros pueden influirse mutuamente y se comunican de manera proactiva. |
| Diferencias entre grupo de trabajo y equipo de trabajo. Elaboración propia | ||
En términos generales, el equipo de trabajo se caracteriza por una mayor interdependencia, colaboración, y una orientación clara hacia metas comunes, funcionando como una unidad cohesiva. Por su parte, el grupo de trabajo tiene una estructura más individualista en cuanto a la contribución de cada miembro, con un enfoque en la asignación de tareas y la identidad compartida, pero sin la misma cohesión y colaboración intensa que caracteriza a un equipo de trabajo.
Katzenbach y Smith: grupos y equipos de trabajo son diferentes
De acuerdo con Katzenbach y Smith (1996 y 2001), las diferencias entre grupos y equipos de trabajo se pueden resumir en que, mientras los grupos de trabajo operan eficazmente bajo un liderazgo centralizado y responsabilidades individuales, los equipos de trabajo destacan en situaciones que requieren colaboración intensa, liderazgo compartido y responsabilidad mutua para alcanzar metas colectivas y resolver problemas complejos.
Veamos, a continuación, con mayor profundidad las diferencias que expresan estos autores en cada una de las siguientes variables:
- Liderazgo. En primer lugar, en los grupos de trabajo, un solo líder toma las decisiones importantes. Este líder tiene la autoridad y experiencia necesarias. Además, el líder establece el ritmo del trabajo y motiva a los miembros individualmente. En los equipos de trabajo, el liderazgo es compartido. Las decisiones las toman los miembros del equipo basándose en sus habilidades y experiencias. A diferencia de los grupos de trabajo, el liderazgo y la toma de decisiones pueden cambiar según la situación.
- Responsabilidad. La responsabilidad es individual en los grupos de trabajo. Cada miembro del grupo es responsable de sus propias tareas y resultados. En consecuencia, la evaluación del desempeño se centra en las contribuciones individuales. Mientras que en los equipos de trabajo la responsabilidad es tanto individual como mutua. Los miembros del equipo se responsabilizan entre sí por el éxito del equipo. Así pues, la evaluación del desempeño se enfoca en los resultados colectivos, además de los individuales.
- Metas y objetivos. En los grupos de trabajo el líder define las metas y objetivos del grupo. Estas metas están alineadas con la misión general de la organización. Por lo tanto, los objetivos individuales suman al objetivo general del grupo. En el caso de los equipos de trabajo, se establecen y afirman las metas de manera colectiva. Este proceso incluye la exploración de implicaciones y el desarrollo de un compromiso mutuo. Por consiguiente, las metas colectivas tienden a ser más altas y desafiantes.
- Productos del trabajo. En los grupos, los productos del trabajo son mayormente individuales. Cada miembro produce resultados que se suman para lograr el objetivo del grupo. En general, los esfuerzos se combinan bajo la dirección del líder. En los equipos, en tanto, los productos del trabajo son mayormente colectivos. Los resultados se logran a través de la colaboración y el esfuerzo conjunto. Esta colaboración permite crear valor adicional que no se puede lograr individualmente.
- Proceso de trabajo. En los grupos de trabajo, el líder determina el enfoque de trabajo y establece los plazos. Las reuniones se enfocan en compartir información y tomar decisiones, guiadas por el líder. Por su parte, en los equipos el proceso de trabajo es colaborativo. El equipo determina el enfoque de trabajo y los roles de los miembros. Los roles y responsabilidades pueden cambiar según las necesidades del proyecto. Las reuniones promueven discusiones abiertas y la resolución conjunta de problemas.
Cuándo es mejor emplear un equipo y cuándo un grupo
Este es uno de los temas que estudia la dinámica de grupos. En este sentido, Katzenbach y Smith (1993 y 2001), indican que los equipos de trabajo son la mejor opción en situaciones que requieren colaboración intensa, adaptabilidad y metas comunes elevadas. Por otro lado, los grupos de trabajo resultan adecuados para tareas individualizadas, entornos estables y donde el control centralizado es crucial:
- Tareas complejas y multidisciplinarias. Es preferible emplear un equipo cuando las tareas son complejas y requieren la integración de diversas habilidades y experiencias. Por ejemplo, en el desarrollo de un nuevo producto en el que se requieren aportes de marketing, diseño y fabricación.
- Tareas individualizadas. Un grupo es más adecuado cuando las tareas pueden ser manejadas efectivamente por individuos trabajando de manera independiente. Por ejemplo, los vendedores asignados a diferentes territorios.
- Innovación y creatividad. Los equipos son ideales para fomentar la innovación y encontrar soluciones creativas mediante la colaboración. Por ejemplo, un equipo de investigación y desarrollo trabajando en nuevas tecnologías.
- Estabilidad organizacional. En organizaciones sin cambios significativos o transformaciones profundas, un grupo puede ser suficiente. Por ejemplo, las operaciones diarias que requieren consistencia y eficiencia.
- Resolución de problemas complejos. En situaciones que demandan diversas perspectivas para resolver problemas complejos, un equipo es la mejor opción. Por ejemplo, consultores trabajando en la reestructuración de una empresa en crisis.
- Altos niveles de competencia individual. Cuando los miembros son altamente competentes y pueden trabajar autónomamente, un grupo es más práctico. Por ejemplo, un grupo de expertos en investigación cada uno trabajando en su proyecto específico.
- Alta interdependencia. Cuando los miembros dependen significativamente unos de otros para completar sus tareas, se necesita un equipo. Por ejemplo, en los proyectos de construcción donde los especialistas deben coordinarse estrechamente.
- Enfoque en resultados individuales. Si el desempeño y las contribuciones se miden y recompensan individualmente, un grupo es preferible. Por ejemplo, cuando se establecen metas individuales dentro de los equipos de ventas.
- Metas comunes elevadas. Si el objetivo es establecer y alcanzar metas que exceden la suma de contribuciones individuales, un equipo es esencial. Por ejemplo, los equipos deportivos de alto rendimiento que buscan ganar campeonatos.
- Limitaciones de tiempo. En entornos con agendas apretadas y poco tiempo para reuniones extensivas, un grupo es más eficiente. Por ejemplo, proyectos con plazos cortos que requieren decisiones rápidas.
- Necesidad de adaptabilidad y flexibilidad. Los equipos son necesarios cuando se requieren roles y responsabilidades cambiantes según las necesidades del proyecto. Por ejemplo, los Equipos de desarrollo de software ágil que se adaptan rápidamente a los cambios del cliente.
- Necesidad de jerarquía y control. Cuando se necesita un liderazgo fuerte y decisiones centralizadas, un grupo es más efectivo. Por ejemplo, los equipos de respuesta a crisis donde un líder toma decisiones inmediatas.
- Responsabilidad mutua y apoyo. Emplea un equipo cuando la responsabilidad mutua y el apoyo entre miembros son cruciales para el éxito. Por ejemplo, un equipo médico proporcionando atención integral a los pacientes.
- Naturaleza de las tareas. Las tareas operativas, administrativas o de rutina que no requieren colaboración intensiva son mejor manejadas por un grupo. Por ejemplo, el procesamiento de datos con tareas específicas y repetitivas.
La siguiente tabla resume en qué situaciones es preferible emplear un equipo y cuándo emplear un grupo, según Katzenbach y Smith (1993 y 2001).
| Situaciones organizacionales | Grupo de Trabajo | Equipo de Trabajo |
|---|---|---|
| Tareas individualizadas | Adecuado | No adecuado |
| Estabilidad organizacional | Suficiente | No necesario |
| Altos niveles de competencia individual | Preferible | No preferible |
| Enfoque en resultados individuales | Ideal | No ideal |
| Limitaciones de tiempo | Eficiente | Menos eficiente |
| Jerarquía y control | Necesario | No necesario |
| Tareas complejas y multidisciplinarias | No adecuado | Ideal |
| Innovación y creatividad | Menos adecuado | Necesario |
| Resolución de problemas complejos | Menos adecuado | Necesario |
| Alta interdependencia | No adecuado | Ideal |
| Metas comunes elevadas | No adecuado | Necesario |
| Necesidad de adaptabilidad y flexibilidad | Menos adecuado | Ideal |
| Responsabilidad mutua y apoyo | Menos adecuado | Necesario |
Diferencias entre grupos y equipos de trabajo según Chiavenato
De acuerdo con Chiavenato (2022), la diferencia clave radica en el nivel de colaboración, cohesión y la forma en que se manejan las responsabilidades y el liderazgo. Los equipos de trabajo están más integrados, son más colaborativos y tienen un enfoque en la sinergia y la interdependencia, mientras que los grupos de trabajo tienden a ser más individualistas, jerárquicos y menos integrados en sus procesos y resultados.
La siguiente tabla presenta las diferencias entre grupos y equipos de trabajo evidenciadas por este autor:
| Característica | Grupo de trabajo | Equipo de trabajo |
| Liderazgo | Tiene un único líder fuerte. | Los papeles de liderazgo son compartidos entre los miembros. |
| Responsabilidad | La responsabilidad es individual. | La responsabilidad es tanto individual como mutua. |
| Propósito | El propósito es el mismo que el de la organización. | Tiene un propósito específico propio. |
| Resultados | Los productos son individuales. | Los productos son colectivos. |
| Reuniones | Las reuniones buscan la eficiencia. | Propicia reuniones abiertas y constantes enfocadas en resolver problemas. |
| Medición de la eficacia | Mide la eficacia indirectamente (por ejemplo, a través del desempeño económico). | Mide el desempeño directamente, evaluando los productos del trabajo colectivo. |
| Procesos de decisión | Discute, decide y delega. | Discute, decide y desempeña el trabajo. |
| Relaciones y sinergia | Las relaciones son jerárquicas y la suma de resultados es individual. | Las relaciones son interdependientes y sinérgicas, el todo es mayor que la suma de las partes. |
| Relaciones afectivas y emocionales | Depende de la jerarquía y de un pequeño círculo de decisión. | Basado en relaciones afectivas, emocionales y en la confianza mutua. |
| Manejo de la presión y la lealtad | Puede requerir coacción y presión para obtener lealtad. | No necesita coaccionar; la dirección fluye automáticamente por la integración y la identificación con los objetivos. |
| Cohesión y espíritu colectivo | Carece de la claridad de cohesión y espíritu colectivo. | Se caracteriza por la cohesión clara, el espíritu colectivo y la satisfacción con los procesos laborales. |
| Individualidad y competencias | La distribución de poder y responsabilidad es más jerárquica. | La diversidad de conocimientos, habilidades y competencias se valoran y se integran. |
Los grupos de trabajo suman esfuerzos individuales liderados jerárquicamente, mientras que los equipos multiplican resultados a través de liderazgo compartido, responsabilidad mutua y cohesión. En un equipo, la sinergia y las relaciones afectivas generan un rendimiento colectivo que supera la suma de las partes.
El modelo de Lencioni y las diferencias entre grupo y equipo de trabajo
El modelo de las cinco disfunciones de un equipo, de Patrick Lencioni (2003), establece que los equipos de trabajo pueden verse afectados por cinco problemas interrelacionados: la falta de confianza entre los miembros, lo que lleva a evitar conflictos constructivos y debates abiertos; la falta de compromiso con las decisiones y planes de acción; la evitación de la responsabilidad mutua, y, en última instancia, la falta de atención a los resultados colectivos del equipo.
A continuación, se describen las cinco disfunciones y cómo cada una puede ayudar a entender la diferencia entre un grupo y un equipo de trabajo:
- Falta de Confianza
- Grupo: Los miembros de un grupo pueden no compartir vulnerabilidades y miedos, manteniendo una relación más superficial y basada en la desconfianza.
- Equipo: En un equipo efectivo, los miembros confían entre sí a un nivel profundo, compartiendo sus debilidades y errores, lo que fomenta un ambiente de apertura y apoyo.
- Miedo al Conflicto
- Grupo: En un grupo, puede evitarse el conflicto y la confrontación directa para mantener la armonía superficial, lo que puede llevar a la falta de soluciones efectivas.
- Equipo: Un equipo saludable no teme al conflicto constructivo y lo ve como una oportunidad para el crecimiento y la mejora, enfrentando los problemas de manera directa.
- Falta de Compromiso
- Grupo: Los miembros de un grupo pueden carecer de compromiso hacia las decisiones porque no han participado plenamente en la discusión o no confían en los líderes.
- Equipo: En un equipo, todos los miembros se comprometen con las decisiones, incluso si no están completamente de acuerdo, porque han participado activamente en el proceso de toma de decisiones.
- Evitar la Responsabilidad
- Grupo: En un grupo, la responsabilidad puede ser vista como algo individual y no hay un sentido de responsabilidad mutua, lo que puede llevar a la evasión de responsabilidades.
- Equipo: En un equipo, los miembros se sienten mutuamente responsables del éxito del grupo y se rinden cuentas unos a otros, manteniendo altos estándares de desempeño.
- Falta de Atención a los Resultados
- Grupo: Los miembros de un grupo pueden centrarse en sus propios objetivos y agendas personales, descuidando el éxito colectivo.
- Equipo: Los miembros de un equipo se enfocan en los resultados colectivos y el éxito del equipo por encima de sus metas individuales.
Lencioni destaca que un equipo efectivo va más allá de ser un grupo de personas que trabajan juntas. Se caracteriza por una confianza profunda, un conflicto constructivo, un compromiso auténtico, una responsabilidad mutua y un enfoque en los resultados colectivos. Estas diferencias subrayan la transición de un grupo a un equipo de trabajo verdadero.
Las diferencias entre grupo y equipo de trabajo en la propuesta de Hackman
Richard Hackman (2002), presenta un modelo que destaca cinco condiciones esenciales para el éxito de los equipos: ser un equipo real con una estructura y límites claros, tener una dirección convincente con objetivos desafiantes y significativos, una estructura sólida que incluya roles bien definidos y normas de conducta, un contexto de apoyo con recursos y sistemas de recompensa adecuados, y acceso a coaching experto que guíe y apoye al equipo. Hackman enfatiza que estos elementos ayudan a convertir un grupo en un equipo de alto rendimiento al proporcionar claridad, propósito, apoyo y orientación necesarios para superar los desafíos y alcanzar metas comunes.
Aunque Hackman se centra principalmente en cómo liderar y mejorar la eficacia de los equipos de trabajo, se pueden extraer algunas observaciones relevantes sobre las diferencias entre grupos y equipos de trabajo:
- Propósito y dirección: los equipos de trabajo tienen una dirección clara y convincente que orienta sus esfuerzos, mientras que los grupos de trabajo pueden carecer de un propósito unificado y una dirección compartida.
- Estructura y roles: los equipos de trabajo tienen una estructura habilitadora con roles y responsabilidades claramente definidos, mientras que en los grupos de trabajo, los roles y las responsabilidades pueden ser menos claros o no estar bien alineados.
- Interdependencia y colaboración: los miembros de un equipo de trabajo son altamente interdependientes y colaboran estrechamente para lograr objetivos compartidos, mientras que en un grupo de trabajo, los miembros pueden trabajar de manera más independiente y menos colaborativa.
- Coaching y liderazgo: los equipos de trabajo a menudo tienen líderes o coaches que brindan orientación, apoyo y retroalimentación para mejorar el desempeño, mientras que los grupos de trabajo pueden carecer de este tipo de liderazgo y apoyo.
- Aprendizaje y mejora: los equipos de trabajo adoptan una mentalidad de aprendizaje y buscan continuamente oportunidades para mejorar su desempeño, mientras que los grupos de trabajo pueden ser menos propensos a reflexionar sobre su desempeño y buscar mejoras.
En resumen / FAQ
En resumen, aunque los términos “grupo de trabajo” y “equipo de trabajo” se utilizan indistintamente, representan conceptos diferentes con implicaciones significativas para la efectividad organizacional. Los grupos de trabajo se caracterizan por una estructura jerárquica, responsabilidad individual y resultados basados en esfuerzos individuales. Por otro lado, los equipos de trabajo destacan por su liderazgo compartido, responsabilidad mutua y resultados colectivos, potenciados por la sinergia y la colaboración.
Comprender y aplicar estas diferencias puede transformar la manera en que las organizaciones operan, promoviendo una mayor cohesión, compromiso y productividad. Los equipos de trabajo, con su enfoque en metas comunes y relaciones interdependientes, son esenciales para alcanzar un alto rendimiento y enfrentar desafíos complejos de manera efectiva.
- ¿Cuál es la principal diferencia en la estructura de liderazgo entre un grupo y un equipo de trabajo?
- Grupo de trabajo: tiene un único líder fuerte.
- Equipo de trabajo: el liderazgo es compartido entre los miembros.
- ¿Cómo se distribuye la responsabilidad en un grupo de trabajo en comparación con un equipo de trabajo?
- Grupo de trabajo: la responsabilidad es individual.
- Equipo de trabajo: la responsabilidad es tanto individual como mutua.
- ¿En qué se diferencian los resultados obtenidos por un grupo de trabajo y un equipo de trabajo?
- Grupo de trabajo: los productos son individuales.
- Equipo de trabajo: los productos son colectivos, potenciados por la colaboración y la sinergia.
En el siguiente mapa mental se sintetizan las principales diferencias entre los grupos y equipos de trabajo (clic para ver imagen en tamaño completo):
Referencias bibliográficas
- Chiavenato, I. (2022) Comportamiento organizacional: La dinámica del éxito en las organizaciones. México: McGraw Hill.
- Hackman, J. R. (2002). Leading teams: Setting the stage for great performances. Harvard Business Press.
- Katzenbach, J. R., & Smith, D. K. (1996). Sabiduría de los equipos: el desarrollo de la organización de alto rendimiento. Ediciones Díaz de Santos.
- Katzenbach, J. R., & Smith, D. K. (2001). The Discipline of Teams: A Mindbook-Workbook for delivering small group performance. John Wiley & Sons.
- Lencioni, P. (2003). Las cinco disfunciones de un equipo: Un Inteligente modelo para formar un equipo cohesionado y eficaz. Ediciones Urano.
