El control como fase del proceso administrativo

El control es la etapa del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se realizan en la búsqueda por asegurar que las operaciones reales coincidan con lo planificado. El control es considerado como una función gerencial básica, siendo una de las más importantes para una óptima gestión.

Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar. Por ejemplo, tienen que hacer evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.

El control administrativo se define como aquella situación en la que se dispone de conocimientos ciertos y reales de lo que está pasando en la empresa, tanto internamente como en su entorno, y le permite en cierta manera planificar lo que pasará en el futuro. El control es necesario para valorar, evaluar y mejorar la gestión de la empresa en toda su amplitud. (Muñiz, 2003)

Qué es el control

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” (p.654).

Sin embargo, Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” (p.610).

Mientras que, para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos… Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”. (p.62).

Analizando las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

  • Se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
  • Han de existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
  • El control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades efectuadas.
  • A través de este proceso se planifican las actividades a ejecutar y los objetivos a alcanzar, después de haber hecho las correcciones necesarias.
El ciclo del control

El ciclo del control – Fuente: Luna (p. 120)

El control es la función administrativa que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.

El control como fase del proceso administrativo

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

La administración en sentido formal es aquella que se realiza en una empresa y posee cuatro funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control. Estas funciones en conjunto se conocen como proceso administrativo y se pueden definir como las diversas funciones que se deben efectuar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos. La importancia del proceso administrativo se valida porque su correcta implementación le permite a la empresa no solo emplear mejor sus recursos, sino hacerse más competitiva y productiva.

Siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

Como complemento, te invitamos a ver el siguiente video en el que se presenta una breve y clara definición de control, se explica cómo se lleva a cabo este subproceso, se enuncian los principios que lo rigen y se determina su importancia dentro de la organización.

Para qué sirve

El control sirve y se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado Y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y revisar dichos errores. Por lo tanto, es una medida de la eficacia del conjunto de etapas del proceso administrativo.

Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir únicamente el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qué los estándares no han sido alcanzados. De esta manera se pueden adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Entre otras razones, el control en la organización es importante porque:

  • Detecta vacíos en las demás etapas del proceso administrativo.
  • Establece correctivos a las desviaciones detectadas.
  • Detecta las tareas, funciones y/o áreas de la organización que requieren intervención.
  • Proporciona información necesaria para la toma de decisiones.
  • Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Tipos de control

De acuerdo con el momento en que se lleva a cabo se puede establecer la siguiente clasificación:

  • Control Preliminar (precontrol)
    • Se orienta hacia el futuro.
    • Tiene como objetivo la prevención de problemas antes de que sucedan.
    • Se lleva a cabo antes del comienzo de las operaciones.
    • Diseña políticas, procedimientos y reglas para asegurar que las actividades planificadas se ejecutarán apropiadamente.
  • Control Coincidente (concurrente)
    • Tiene lugar durante las operaciones.
    • Incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades para asegurar que se cumplan las políticas, procedimientos y reglas previamente diseñadas.
  • Control por retroalimentación (postcontrol)
    • Acción a posteriori.
    • Concentra la atención en los resultados de las operaciones ya realizadas.
    • Propone posibles correcciones para prevenir desviaciones en las operaciones futuras.

Y, según su función se puede distinguir entre:

  • Control de gestión
    • Compara resultados con objetivos y/o previsiones en un periodo determinado (indicadores de gestión).
    • Ámbito de aplicación transversal.
  • Control organizacional
    • Coteja lo planeado con lo que se está realizando, es concurrente.
    • Promueve rutinas y procedimientos estandarizados.
  • Control directivo
    • Confronta a la organización con el exterior, con su entorno y su competencia.
    • Propende por el futuro a largo plazo cuestionando si los fines y medios han sido seleccionados correctamente.

Objetivos del control en la empresa

De acuerdo con de Jaime (p. 13), los objetivos del control en la empresa son:

  • El control de operaciones: objetivos operativos y de la gestión del día a día.
  • Control de los procesos informativos y contables: objetivos de información operativa y financiera.
  • El control de los resultados: objetivos funcionales y resultados preferentemente económico-financieros.
  • Control de las estrategias: gestión de las estrategias a medio y largo plazo.
  • El control de las responsabilidades sociales: hacia los llamados stakeholders y otros agentes sociales externos a los que afecta la actividad empresarial.

Niveles de control

Para Muñiz (pp. 30 – 33), el control en la práctica se conforma por tres niveles, a saber:

  1. Mínimo control. Proceso previo a la fijación de objetivos y a la utilización de presupuestos cuyas principales características son:
    • Análisis de operaciones diarias.
    • Identificación de los principales riesgos y ventajas competitivas.
    • Valoración de la estructura organizacional y los procesos.
    • Conocimiento inmediato de reportes de resultados que son comparables en el tiempo.
    • Elaboración mensual de los informes financieros principales con algunos indicadores de gestión.
  2. Control presupuestario y previsiones. Parte de la información conferida por el nivel anterior, ya se ha confeccionado un presupuesto y dentro de éste se han consignado los diferentes objetivos y sus responsables. Sus principales características son:
    • Anticipación del futuro a corto y mediano plazo.
    • Análisis y corrección de desviaciones de los resultados reales versus los objetivos previstos.
    • Redefinición de objetivos en función de resultados obtenidos.
    • Búsqueda de la eficiencia de la estructura organizacional.
    • Elaboración mensual del informe de control de gestión.
    • Confección mensual, anual y acumulada de estados financieros e indicadores de gestión.
  3. Control integrado de gestión. Una vez escalados los dos niveles anteriores se busca anticipar el futuro al planificar la estrategia a largo plazo (3 años). Sus principales características son:
    • Minimización de riesgos, amenazas y contingencias a largo plazo mediante una planificación estratégica que contemple las posibles crisis.
    • Gestión en función de responsabilidades y objetivos fijados en el plan, citado en el punto anterior.
    • Evaluación de la dimensión y funciones de la estructura organizacional según los resultados previstos.
    • Modificación adaptativa de la estrategia de acuerdo con los resultados obtenidos.
    • Elaboración de un plan estratégico general a tres años, que contempla objetivos y planes específicos por áreas funcionales.
    • Elaboración de un informe de control de gestión por departamentos y de forma general para, mínimo, tres años.

Pirámide del control empresarial: Objetivos y niveles de control

En el siguiente gráfico podemos identificar y relacionar los objetivos del control con sus respectivos niveles de control. Se denomina pirámide de control empresarial, en la que el control operativo está en la base. (De Jaimes, 2013)

Pirámide del control de gestión empresarial (De Jaime, 2013)

Pirámide del control de gestión empresarial (De Jaime, 2013)

Bibliografía

  • ALEGRE, Luis; BERNE, Carmen y GALVE, Carmen. Fundamentos de economía de la empresa: perspectiva funcional. Editorial Ariel. Barcelona, 2008.
  • DE JAIME ESLAVA, José. La gestión del control de la empresa. ESIC Editorial, 2013.
  • LUNA, Alfredo. Proceso Administrativo. Grupo Editorial Patria. México, 2015.
  • MELINKOFF, Ramón. Los procesos administrativos. Editorial Panapo. Caracas, 1990.
  • MUÑIZ, Luis. Cómo implantar un sistema de control de gestión en la práctica. Grupo Planeta, 2003.
  • ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. Administración. Quinta edición. México, 1996.
  • ROBBINS, Stephen y DE CENZO, David. Fundamentos de administración, concepto y aplicaciones. México, 1996.
  • TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administración. Editorial Continental. México, 1999.
  • STONER, James; FREEMAN, R y GILBERT, D. Administración. Sexta Edición. México, 1996.

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College Derkra. (2020, enero 28). El control como fase del proceso administrativo. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/el-control-como-fase-del-proceso-administrativo/
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College Derkra. "El control como fase del proceso administrativo". gestiopolis. enero 28, 2020. Consultado el . https://www.gestiopolis.com/el-control-como-fase-del-proceso-administrativo/.
College Derkra. El control como fase del proceso administrativo [en línea]. <https://www.gestiopolis.com/el-control-como-fase-del-proceso-administrativo/> [Citado el ].
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