Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Las etapas del proceso administrativo son el conjunto de funciones que, ejecutadas de manera coordinada y continua al interior de una organización, propician el uso eficiente de sus recursos, favorecen una acertada toma de decisiones, impulsan la adaptación al cambio y facilitan el logro de los objetivos institucionales, entre otros beneficios.

El despliegue de las etapas del proceso administrativo le permite a la organización dirigir sus esfuerzos tanto a las acciones del presente para asegurar su subsistencia inmediata y de corto plazo, como a las del futuro, con el fin de garantizar el crecimiento de su operación y su sostén a mediano y largo plazo.

A continuación, se responde cuáles son las etapas del proceso administrativo, de qué se trata cada una y en qué se diferencian de las fases de este proceso.

Aprende más acerca del proceso administrativo, qué es, cómo se originó, cuáles son sus principales características, los principios que lo fundamentan y los beneficios que trae su correcta implementación

Cuáles son las etapas del proceso administrativo

Las etapas del proceso administrativo son: planeación, organización, dirección y control. La planeación responde a la pregunta ¿qué hacer?; la organización dilucida ¿cómo hacerlo?, la dirección se encarga de ¡que se haga!, y el control resuelve ¿cómo se hizo?

En la práctica, la ejecución de las cuatro etapas del proceso administrativo es lo que conforma el concepto de administración, ya que esta se trata de la planeación, la organización, la dirección y el control de los recursos de una organización con el fin de obtener el máximo beneficio posible, ya sea económico o social.

Todas las etapas del proceso administrativo están interrelacionadas, la ejecución de cada una incide sobre las demás y, si bien, constituyen un ciclo, no son precisamente una sucesión ordenada de pasos. Por ejemplo, no es necesario que cese la dirección para que inicie el control, ni que este se detenga para que se ponga en marcha la planeación. Se puede decir que, en una organización bien administrada, todas las etapas del proceso se están ejecutando continuamente.

El siguiente gráfico muestra la vinculación, la recurrencia y la continuidad existentes en el proceso:

Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Planeación, organización, dirección y control, las cuatro etapas del proceso administrativo

Cada una de las etapas del proceso administrativo tiene una relevancia particular, aunadas constituyen el mecanismo por el cual la organización alcanza sus objetivos haciendo un uso eficiente de sus recursos.

Planeación

La planeación es la etapa del proceso administrativo en la que se hace un esfuerzo por anticipar el escenario que se va a enfrentar y busca marcar el destino y el rumbo de la organización. En la etapa de planeación se definen los objetivos, se establecen estrategias para alcanzarlos y se desarrollan planes para integrar y coordinar las actividades.

La planeación es necesaria porque todo organismo social se desarrolla en un medio que constantemente está experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y culturales. De tal manera que esta etapa se constituye en el paso inicial en la búsqueda por aliviar la incomodidad que produce la incertidumbre causada por los cambios mencionados. Además, es importante porque fija las bases del control. Sin metas previamente establecidas son imposibles la medición, la corrección y la mejora.

Para Koontz y Weihrich (p. 78), el proceso de planeación comprende la selección de misiones y objetivos, y las acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones, lo cual consiste en elegir entre líneas de acción. De este modo, los planes proporcionan un enfoque racional para la consecución de objetivos preseleccionados.

A través de la siguiente video lección conocerás más sobre la planeación como primera etapa del proceso administrativo, su definición, etapas y principios fundamentales:

Organización

La organización es la etapa del proceso administrativo que tiene como finalidad proveer la estructura necesaria para que sea factible alcanzar los objetivos planteados en la etapa de planeación.

Se refiere a disponer y estructurar el trabajo que realizan los empleados para el logro de los objetivos organizacionales. En la etapa de organización se determinan las tareas a ejecutar, quiénes deben llevarlas a cabo, cómo se agrupan las actividades, quién le reporta a quién y en dónde se toman las decisiones. En otras palabras, es dentro de esta etapa que se identifican, clasifican, agrupan y asignan el trabajo, los recursos para adelantarlo y las responsabilidades, de tal manera que cada integrante sepa qué se espera de su labor y cómo está contribuyendo a la consecución del objetivo grupal.

Para Bateman y Snell (p. 20), la organización de las actividades incluye atraer a las personas a la organización, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el objeto de alcanzar el máximo éxito.

En el video a continuación se detalla la organización como segunda etapa del proceso administrativo, se explican la división del trabajo y la coordinación, además, se enuncian sus principios y se ahonda en la importancia de esta función administrativa:

Dirección

La dirección es la etapa del proceso administrativo con la que se busca influir positivamente en las personas que integran la organización con el objetivo de incrementar su contribución a las metas grupales.

La etapa de dirección implica trabajar con y a través de las personas para lograr los objetivos. Además, entraña la motivación de los empleados, ayudar a resolver los conflictos de los grupos de trabajo, influir en los individuos o en los equipos durante la ejecución de las tareas, seleccionar los canales de comunicación más efectivos o afrontar de cualquier manera problemas relacionados con el comportamiento del personal.

Los elementos del concepto, de acuerdo con Stoner, Freeman y Gilbert Jr., se pueden definir como:

  • Liderazgo. Proceso de dirigir e influir en las actividades laborales de los miembros de un grupo.
  • Motivación. Los factores que ocasionan, canalizan y sostienen la conducta de una persona.
  • Equipo. Dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí con un propósito común.
  • Comunicación. Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

Münch (p. 105), conjuga estos elementos indicando que la dirección consiste en la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo.

A continuación, se presenta, de una manera muy didáctica, la dirección como tercera etapa del proceso administrativo, sus principios e importancia:

Control

El control es la etapa del proceso administrativo que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. Aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización a menos de que exista un mecanismo por el cual cerciorarse de que lo efectuado va de acuerdo con los objetivos.

El objetivo de esta etapa consiste en ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de plantear correctivos, rectificarlos y evitar su repetición.

A través de la siguiente unidad didáctica de video conocerás más acerca del control como etapa del proceso administrativo, sus etapas, principios e importancia.

A continuación, un cuadro resumen de las cuatro funciones fundamentales de la administración:

Funciones de las etapas del proceso administrativo
Planeación Organización Dirección Control
  • Establece los objetivos y la misión.
  • Estudia alternativas.
  • Determina recursos necesarios.
  • Genera estrategias para alcanzar los objetivos.
  • Diseña los cargos y las tareas específicas
  • Crea la estructura de la organización.
  • Coordina las actividades laborales.
  • Establece políticas y procedimientos.
  • Define la asignación de recursos.
  • Dirige y motiva a los empleados
  • Establece la comunicación.
  • Soluciona conflictos laborales.
  • Diseña estrategias para mejorar el desempeño.
  • Mide el desempeño.
  • Toma correctivos.
  • Comprueba los procesos y actividades.
  • Inspecciona los recursos de la empresa.
Fuente: Hurtado (p. 49)

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Otras etapas del proceso administrativo

Algunos de los integrantes de la escuela del proceso administrativo han propuesto algunas etapas diferentes a las ya citadas, entre ellas se tienen:

  • Previsión. Prever qué se puede hacer consiste en el diagnóstico de la información y los datos disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto en el que la organización se encontrará. Se incorpora dentro de la etapa de planeación.
  • Pronóstico. El pronóstico busca predecir lo que ocurrirá en una determinada área de la organización dentro de un periodo dado, por ejemplo, el pronóstico de ventas. Se asocia a la etapa de planeación.
  • Presupuesto. El presupuesto actúa como una herramienta que, de manera anticipada, esquematiza, mide y pondera económicamente los resultados esperados de lo planificado. Inscrita en la etapa de planeación.
  • Integración. Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección, entrenamiento y compensación del personal. Atribuida a la etapa de organización con ramificaciones que llegan a la de dirección.
  • Liderazgo. El liderazgo se puede definir como la tentativa para orientar la motivación de ciertos individuos hacia la consecución de algunos objetivos. Hace parte de la etapa de dirección.
  • Coordinación. La coordinación se define como la reunión de esfuerzos encaminados al logro de los objetivos establecidos. De hecho, de ella depende la eficiencia de los diversos departamentos empresariales y se ubica en la fase dinámica del circuito. Adscrita nominalmente a la etapa de organización, aunque se plantea como una actividad continua que atraviesa todas las etapas del proceso administrativo y sirve como el pegamento que las aglutina.

Ejemplo de aplicación de las etapas del proceso administrativo

Se ilustra el caso de una papelería que quiere obtener mayores beneficios durante la próxima temporada de regreso a clases:

En primer lugar, los administradores estarían en la etapa de planeación cuando realizan una previsión de ventas de la próxima temporada de regreso a clases. Al hacerlo, determinan que es posible generar un beneficio adicional del 25 % si mejoran sus márgenes y ofrecen un surtido más amplio. Concluyendo, se genera un plan para negociar con los proveedores, al menos con seis meses de antelación, de tal manera que se consigan mejores precios y se aseguren el abastecimiento y los inventarios de nuevos productos.

En tanto que se estaría desplegando la etapa de organización al designar al jefe de compras como delegado de las negociaciones, quien deberá informar al supervisor de inventarios para que diseñe la nueva logística de almacenamiento. Además, trabajarán con el encargado del merchandising en la determinación de la posible renovación de los estantes de la tienda que permita una mejor exposición a los clientes, para así convertir el nuevo y más amplio surtido en mayores volúmenes de venta.

Mientras que en la etapa de dirección se establecerían los canales de comunicación entre todos los actores involucrados en el desarrollo del plan, de tal manera que cada uno esté informado de los avances para así determinar las acciones a ejecutar y en qué momento lo harán. También se velaría por la fluidez de esta coordinación en el tiempo, para que el proyecto “regreso a clases” se complete sin contratiempos y con la colaboración activa de todos los integrantes del equipo.

Finalmente, en la etapa de control se detectan irregularidades y se plantean correctivos (esto se lleva a cabo en todo momento, no únicamente al finalizar la temporada de regreso a clases). Por ejemplo, encontrando que se cuenta con equipos de cómputo e impresión subutilizados durante esta época del año. Así, al reportar este hallazgo a la dirección, se continúa con las etapas del proceso administrativo dando pie a que se genere un nuevo plan. En este caso, para ofrecer el servicio de personalización y marcado de los productos, empleando las impresoras y plastificadoras con las que ya se cuenta, con el fin de ampliar los márgenes de utilidad de cada venta y aumentar la satisfacción de los clientes.

Se observa, entonces, que las etapas del proceso administrativo fluyen y se emplean continuamente en la medida en que se van desarrollando las actividades propias del negocio. También, que cada una aporta para que se alcancen los objetivos y se optimicen los recursos de la organización.

Distinción entre fases y etapas del proceso administrativo

Resulta relevante diferenciar entre las etapas del proceso administrativo y las fases de este. En primer término, como se ha mencionado, las etapas son cuatro: planeación, organización, dirección y control. Por su parte, las fases del proceso administrativo son dos, a saber: mecánica o estructural y dinámica u operacional.

La fase mecánica está conformada por las etapas de planeación y organización, es teórica, en ella se basa el accionar de la administración y se establecen las estructuras necesarias para su correcto accionar. La fase dinámica está compuesta por las etapas de dirección y control, es operativa, se ocupa de llevar a cabo lo planificado y de disponer las modificaciones que permiten la mejora continua.

Es decir, haciendo un símil inexacto con la actividad de la construcción:

  • La fase mecánica o estructural, constituida por las etapas de planeación y organización, estaría a cargo del diseño de los planos, de la ingeniería previa, la presupuestación y de la arquitectura en general.
  • La fase dinámica u operacional, formada por las etapas de dirección y control, procedería con la edificación en sí misma, desde la cimentación, pasando por el levantamiento de columnas y muros, hasta la interventoría y el cuidado de los detalles finales con los que se da por terminada la obra.

El siguiente gráfico esquematiza la relación entre las fases y las etapas del proceso administrativo:

Distinción entre fases y etapas del proceso administrativo

Distinción entre fases y etapas del proceso administrativo

Referencias

  • Bateman, T. y Snell, S. Administración. Liderazgo y colaboración en un mundo competitivo. McGraw-Hill, 2009.
  • Hurtado Cuartas, Darío. Principios de administración. ITM, 2008.
  • Koontz, H. y Weirich, H. Elementos de administración. Un enfoque internacional. McGraw-Hill, 2007.
  • Mackenzie, R. A. The Management Process in 3-D. Harvard Business Review. Noviembre, 1969.
  • Münch, L. Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Pearson Educación, 2010.
  • Robbins, Stephen y Coulter, Mary. Administración. Pearson Educación de México, 2018
  • Stoner, J., Freeman, R. y Gilbert, D. Administración. Pearson Educación, 1996.

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