Inventario. Qué es, tipos, para qué sirve, contabilización y valuación

El inventario puede entenderse, esencialmente, como el conjunto de bienes y materiales que posee un negocio o una empresa, ya sea para su propio uso o para la venta. Por ejemplo, si una tienda de mascotas tiene en la vitrina 120 libras de alimento para perro más otras 1380 libras almacenadas en la bodega, entonces se puede decir que cuenta con 1500 libras de alimento para perro en su inventario. Si este producto se vende genera ingresos para el negocio, por lo que en contabilidad se trata como un activo circulante o corriente porque se confía en que se convierta en dinero en un plazo reducido.

No obstante, a la tienda no le basta con tener ese producto en inventario. Los propietarios o administradores han de saber cómo manejarlo de forma eficiente para evitar problemas como tener demasiado o muy poco, que se dañe, que se quede viejo, que se lo roben o que pierda valor. Para eso, hay diferentes formas de clasificarlo, según cómo se calcula su valor, cómo se lleva su registro, cuánto se demora en venderse o qué tipo de producto es, entre otras.

En este artículo, podrás adentrarte en conceptos básicos del inventario como su definición, sus tipos y su utilidad, además de los fundamentos de su manejo, contabilización y valuación. ¡Continúa leyendo y aprende más sobre el inventario!

Qué es inventario

Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura. (Muller, p.1)

Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y venta (mercancías y productos terminados). (Perdomo, p.72)

Se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas, productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente serán usados para satisfacer una demanda futura. (Moya, p.19)

El stock es el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior empleo, más o menos próximo, que permite surtir regularmente a quienes los consumen, sin imponerles las discontinuidades que lleva consigo la fabricación o los posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores. (Ferrín, p.47)

Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados. (Eppan, p.364).

Tipos de Inventarios

Existen diferentes clasificaciones, a continuación, se citan algunas de ellas.

Según su forma

  • Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.
  • Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
  • Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Existe un tipo de inventario complementario, según su forma, que no es comúnmente citado en la literatura:

  • Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

Adicionalmente, en las empresas comerciales se tiene:

  • Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa, bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas:
    • Mercancías en camino, las que han sido compradas y no recibidas aún.
    • Mercancías dadas en consignación.
    • Mercancías pignoradas, aquellas que son propiedad de la empresa, pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes.

Según su función

De acuerdo con Castillo (p.5):

  • Inventario de seguridad o de reserva, es el que se mantiene para compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes.
  • Inventario de desacoplamiento, es el que se requiere entre dos procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea.
  • Inventario en tránsito, está constituido por materiales que avanzan en la cadena de valor. Estos materiales son artículos que se han pedido, pero no se han recibido todavía.
  • Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades inmediatas de la empresa.
  • Inventario de previsión o estacional se acumula cuando una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los periodos de demanda baja para satisfacer las de demanda alta. Con frecuencia, este se acumula cuando la demanda es estacional.

Desde el punto de vista logístico

Para Ballou (p.330, 331) se pueden clasificar así:

  • En ductos: estos son los inventarios en tránsito entre los niveles del canal de suministros. Los inventarios de trabajo en proceso, en las operaciones de manufactura, pueden considerarse como inventario en ductos.
  • Existencias para especulación: las materias primas, como cobre, oro y plata, se compran tanto para especular con el precio como para satisfacer los requerimientos de la operación y cuando los inventarios se establecen con anticipación a las ventas estacionales o de temporada.
  • Existencias de naturaleza regular o cíclica: estos son los inventarios necesarios para satisfacer la demanda promedio durante el tiempo entre reaprovisionamientos sucesivos.
  • Existencias de seguridad: el inventario que puede crearse como protección contra la variabilidad en la demanda de existencias y el tiempo total de reaprovisionamiento.
  • Existencias obsoletas, muertas o perdidas: cuando se mantiene por mucho tiempo, se deteriora, caduca, se pierde o es robado.

Otras clases de inventarios

En la siguiente video presentación, del Profesor Francisco de la Peña de la Universidad a Distancia de Madrid, se presentan tres modelos de clasificación de los inventarios: (1) En función de la fase del proceso productivo en que se encuentre, (2) en función de la fuente de la demanda y (3) en función de su utilización monetaria anual (Modelo ABC).

Para qué sirve el inventario

Impacto financiero del inventario

La constitución de inventarios comporta dos tipos de factores: Positivos, ya que dota a la empresa de flexibilidad operativa, permitiéndole producir a un ritmo distinto al de adquisición y ofrece la posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen; y Negativos, puesto que aparecen una serie de costes financieros y de gestión que resultan nocivos para la economía de la organización. (Cruelles , p.78)

Al realizar un análisis financiero se observa el impacto del inventario en tres de las razones financieras básicas:

  1. En la Utilidad Neta incide al aportar gastos (costos de inventario) como arrendamiento o compra de bodegas, depreciación, sistemas de administración de materiales, costos laborales asociados a su mantenimiento, conservación y administración, entre otros.
  2. En el flujo de efectivo impacta en la conocida prueba ácida [(Activo Corriente – Inventarios) ÷ Pasivo Corriente], que muestra la capacidad de la firma para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo. Un inventario alto mostrará menor capacidad de la empresa para responder en este frente.
  3. En el Retorno Sobre la Inversión (ROI) [Utilidad Neta ÷ Activo Total], impacta tanto la Utilidad Neta, por la vía del gasto, como ya se explicó, como al Activo Total (Activo Fijo + Activo Corriente), ya que compone al activo corriente junto con las cuentas de bancos y cuentas por cobrar

Por qué es útil mantener inventarios

Siguiendo a Muller (pp. 3 y ,4), en un ambiente manufacturero justo a tiempo, el inventario se considera un desperdicio. Sin embargo, si la organización tiene dificultades en su flujo de caja o carece de control sólido sobre (i) la transferencia de información electrónica entre los departamentos y los proveedores importantes, (ii) los plazos de entrega y (iii) la calidad de los materiales que recibe, llevar inventario desempeña papeles importantes. Entre las razones más importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan:

  • Capacidad de predicción: Con el fin de planear la capacidad y establecer un cronograma de producción, es necesario controlar cuánta materia prima, cuántas piezas y cuántos subensamblajes se procesan en un momento dado. El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa.
  • Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la mano supone protección; no siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un momento dado, pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la producción. Si puede verse cómo actúan los clientes en la cadena de suministro, las sorpresas en las fluctuaciones de la demanda se mantienen al mínimo.
  • Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión constante.
  • Protección de precios: La compra acertada de inventario en los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos.
  • Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de un artículo, pero con menor frecuencia, los costos de pedido son menores que si se compra en pequeñas cantidades una y otra vez (sin embargo, los costos de mantener un artículo por un periodo de tiempo mayor serán más altos). Con el fin de controlar los costos de pedido y asegurar precios favorables, muchas organizaciones expiden órdenes de compra globales acopladas con fechas periódicas de salida y recepción de las unidades de existencias pedidas.

La necesidad de disponer inventarios viene dada por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo las necesidades y requerimientos de los clientes con el sistema productivo y las necesidades de producción con la habilidad de los proveedores de suministrar los materiales en el plazo acordado. (Cruelles, p.77)

Sistemas de contabilización de inventarios

Se tienen dos métodos o sistemas básicos de control de inventarios:

1. Sistema de inventario periódico

Con este método la empresa no lleva un registro continuo de sus existencias, en cambio, realiza el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se plasman en los informes financieros.

González (p.88) menciona como principales características de este sistema:

  • Es costoso en cuanto se hace necesario detener la actividad de la empresa para llevar a cabo el recuento físico de la mercancía, lo que implica un importante despilfarro de recursos.
  • No se sabe con exactitud el volumen de existencias en cada momento y  por tanto no permite llevar a cabo un seguimiento adecuado ni una correcta política de productos (mermas, roturas, rotaciones, rentabilidades, etc.)

A continuación, se presenta el esquema básico del sistema de inventarios periódico (Cruelles, p.113)

Esquema básico del sistema de inventarios periódico

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo

Con el sistema de inventario permanente o perpetuo se mantiene un registro continuo de existencias y costos de los productos o mercancías vendidas.

González (p.89) además señala las siguientes ventajas de este método sobre el periódico:

  • Permite un mejor control de los artículos y la aplicación de técnicas de productos al poseer una información en tiempo real de los niveles de inventarios, rotaciones, evolución de precios, etc. Por tanto, mejora la toma de decisiones.
  • Facilita el recuento físico en el caso de que esto sea necesario para llevar a cabo una verificación del inventario.
  • Permite reducir costes y ofrecer un mejor servicio a los clientes, etc.

A continuación, se presenta el esquema básico del sistema de inventarios permanente (Cruelles, p.108)

Esquema básico del sistema de inventarios permanente

Métodos de valuación de inventarios

Entre los métodos más importantes para valuar los inventarios, tenemos:

  • Método FIFO o PEPS. Este método se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes.
  • Método LIFO o UEPS. Contempla que toda aquella mercancía que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios.
  • Método del Costo Promedio Aritmético. El resultado lo dará la media aritmética de los precios unitarios de los artículos.
  • Método del Promedio Armónico o Ponderado. Este promedio se calculará ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades.
  • Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo. Calcula el valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios sucesivos.
  • Método del Costo Básico. Por medio de este método se atribuyen valores fijos a las existencias mínimas. Este método es bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica solamente a la cantidad de inventario mínimo.
  • Método del Precio de Venta al Detal. Permite la estimación de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario físico se practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los artículos.
  • Costo de Mercado o el Más Bajo. Se toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio contabilístico del conservatismo, el cual no anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas.

Para saber más sobre los sistemas de contabilización de inventarios y los métodos de valuación de inventarios: Sistemas de valoración de inventarios

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Conceptos esenciales del manejo contable de inventarios

Para finalizar, una serie de videos (de ConTabilizalo.com) para aprender más sobre su concepto, tipos, métodos UEPS y PEPS, promedio ponderado e inventarios periódicos. Confiamos en que te resultará de utilidad. (5 videos – 55 minutos)

Bibliografía

  • Ballou, Ronald H. Logística: administración de la cadena de suministro, Pearson Educación, 2004.
  • Castillo Gómez, Karla Alicia. Propuesta de política de inventarios para productos “A” de la empresa REFA Mexicana S.A. de C.V., Tesis. Universidad de las Américas Puebla, 2005.
  • Cruelles, José Agustín. Stocks, procesos y dirección de operaciones: Conoce y Gestiona tu fábrica. Marcombo-Zadecon, 2012.
  • Eppan G.D. y otros. Investigación de operaciones en la ciencia administrativa, Pearson Educación, 2000.
  • Ferrín Gutiérrez, Arturo. Gestión de stocks en la logística de almacenes, FC Editorial, 2007.
  • González Gómez, José Ignacio, Morini Marrero Sandra y Do Nascimento, Eduardo. Control y gestión del área comercial y de producción de la PYME, Netbiblo, 2002.
  • Moya Navarro, Marcos Javier. Control de inventarios y teoría de colas, EUNED, 1999.
  • Muller, Max. Fundamentos de administración de inventarios, Editorial Norma, 2005.
  • Perdomo Moreno, Abraham. Fundamentos de control interno, Cengage Learning Editores, 2004.

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GestioPolis.com Experto. (2020, mayo 19). Inventario. Qué es, tipos, para qué sirve, contabilización y valuación. Recuperado de https://gestiopolis.com/inventario-que-es-tipos-para-que-sirve/
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