Manual de procedimientos: qué es, objetivos, estructura y su justificación frente al control interno

El manual de procedimientos es una herramienta indispensable para la implementación del sistema de control interno, en este se deben incluir todas las actividades a realizar y establecer las responsabilidades de los funcionarios implicados para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Qué es un manual de procedimientos

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión, lo que se traduce en mejoramiento continuo.

Objetivos y políticas

  1. Desarrollar y mantener una línea de autoridad para complementar los controles de organización.
  2. Definir de manera clara las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, ayuda a eliminar todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
  3. Poseer un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
  4. Contar con un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
  5. Tener un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
  6. Contar con un sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
  7. Disponer de controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.

Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional.

En el siguiente video se exponen las pautas para la elaboración de un manual de procedimientos: la identificación del procedimiento a desarrollar, la definición de entradas, salidas y recursos, las políticas que harán parte del procedimiento y su paso a paso.

Estructura del manual de procedimientos

  1. Título y código del procedimiento.
  2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
  3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
  4. Descripción del procedimiento.
    1. Objetivos del procedimiento
    2. Normas aplicables al procedimiento
    3. Requisitos, documentos y archivo
    4. Descripción de la operación y sus participantes
    5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
  5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
  6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
  7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
  8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.
Estructura del manual de procedimientos

Estructura del manual de procedimientos

Justificación de la estructura del manual de procedimientos frente al control interno

Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley.

Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y justificar:

  • El establecimiento de objetivos
  • La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
  • La evaluación del sistema de organización.
  • Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
  • Las normas de protección y utilización de recursos.
  • La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
  • La generación de recomendaciones.
  • La creación de sistemas de información eficaces.
  • El establecimiento de procedimientos y normas.
  • La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
  • El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
  • La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.

La generación y aplicación de procedimientos es aplicable a cada una de las empresas.

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Gómez Giovanny. (2020, diciembre 1). Manual de procedimientos: qué es, objetivos, estructura y su justificación frente al control interno. Recuperado de https://gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/
Gómez Giovanny. "Manual de procedimientos: qué es, objetivos, estructura y su justificación frente al control interno". gestiopolis. 1 diciembre 2020. Web. <https://gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/>.
Gómez Giovanny. "Manual de procedimientos: qué es, objetivos, estructura y su justificación frente al control interno". gestiopolis. diciembre 1, 2020. Consultado el . https://gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/.
Gómez Giovanny. Manual de procedimientos: qué es, objetivos, estructura y su justificación frente al control interno [en línea]. <https://gestiopolis.com/manuales-procedimientos-uso-control-interno/> [Citado el ].
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