Qué es el proceso de planeación y cuáles son sus etapas

El proceso de planeación consiste en las etapas por medio de las que se orientan las acciones que ha de ejecutar, un individuo, un grupo o una organización, hacia el logro de ciertos objetivos que pueden ser de carácter inmediato o distante, pero que siempre están ubicados en el futuro.

Entre los propósitos de un proceso de planeación se encuentran, además de la consecución final de los objetivos, la optimización de los recursos empleados, la reducción de la incertidumbre y la prevención de errores.

Etapas del proceso de planeación

Las etapas del proceso de planeación son los pasos que se desarrollan para establecer anticipadamente las acciones a ejecutar. Están encaminadas al logro de objetivos y a la proyección de alternativas. Se efectúan continuamente durante el desarrollo del proyecto y pueden modificarse en función de las condiciones, las oportunidades y los resultados, entre otras variables. Dichas etapas, en su forma más básica, son:

1. Análisis de situación. Se basa en la recopilación y el estudio detallado de la información relevante. Se tienen en cuenta realidades del pasado y del contexto presente, enfocadas tanto en el ámbito interno como externo. Con base en esta exploración se realizan las previsiones de recursos que llevarán al siguiente paso del proceso.
2. Establecimiento de metas y cursos de acción alternativos. Las metas corresponden con los propósitos que se quieren alcanzar, se recomienda que sigan la metodología SMART, por sus siglas en inglés, es decir, que sean objetivos eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporalmente determinados. Los cursos de acción alternativos son un detallado conjunto de acciones a ejecutar con el propósito de alcanzar las metas planteadas, considerando los recursos a disposición y las dificultades eventuales. Generalmente, se diseñan diferentes esquemas en consideración de los virtuales entornos que se pueden enfrentar.
3. Evaluación y selección de la meta y del plan. Se trata de analizar las potenciales ventajas y resultados de cada meta y curso de acción alternativo planteados, para seleccionar las fórmulas más fundamentadas, factibles, realistas y precisas. Cuando se planifica con base en diferentes escenarios, entendidos estos como eventuales contextos específicos, entonces, se designan metas y planes que contemplen tales sucesos.
4. Implementación. Consiste en la ejecución de las tareas que han de realizarse para alcanzar los objetivos planteados. Cada componente del equipo u organización ha de tener clara su función, así mismo, es conveniente asegurarse de que se cuente con los recursos necesarios para desarrollarla. Se sugiere atar las metas a un sistema de incentivos para aumentar la motivación.
5. Control y verificación. En la medida en que se desarrollan las actividades se mide el desempeño obtenido para verificar si se cumple o no con los objetivos establecidos. Adicionalmente, se adelantan observaciones periódicas tendientes a la modificación de metas y acciones de acuerdo con las condiciones cambiantes del entorno. Los sistemas de control han de facilitar la rectificación, adaptación y evolución de los planes, ante las innovaciones y transformaciones, tanto internas como externas. Es en esta fase del proceso de planeación en donde se le imprime un mayor grado de dinamismo.

Conoce qué es la planeación, sus características, tipos e importancia

Para ilustrar los pasos básicos del proceso de planeación hasta aquí expuestos, se presenta la siguiente figura:

Etapas básicas del proceso de planeación: (1) análisis de situación, (2) Determinación de posibles objetivos y cursos de acción, (3) Evaluación y selección de la meta y el plan, (4) Puesta en marcha, (5) Control y verificación.

Las anteriores etapas del proceso de planeación no son las únicas, por ejemplo, para proyectos de índole personal, Robbins y Coulter, formulan las siguientes:

1. Identificar lo que quiere hacer o lograr en áreas importantes de su vida.
2. Establecer metas que puedan llevarse a cabo.
3. Organizar los planes para alcanzar esas metas.
4. Determinar cómo medir el progreso hacia la meta.
5. Revisar periódicamente las metas.

En otros entornos, como en el de la planeación administrativa, por ejemplo, se puede considerar un mayor nivel de detalle y un ciclo con más etapas. El profesor Dave Nagy, de la Universidad de California, Irvine, expone en una video lección de su curso “Aspectos fundamentales de la gerencia” las que en su consideración son las ocho etapas del proceso de planeación en las que incurre un gerente:

1. Identificación de objetivos y metas medibles.
2. Recolección y análisis de información.
3. Establecimiento de alternativas que se alineen con las metas.
4. Evaluación de opciones.
5. Selección de la mejor opción.
6. Desarrollo detallado del plan de acción específico.
7. Determinación de controles, preliminar, durante el proceso (concurrente) y posterior (por retroalimentación).
8. Evaluación de resultados.

Ejemplo de un proceso de planeación

Con base en las etapas básicas, y sin ser rigurosos, el siguiente podría ser el proceso de planeación que asumiría el cuerpo técnico de un equipo de fútbol antes de enfrentar un partido:

1. Análisis de situación. En este caso, el primer paso del proceso de planeación exige la constante observación, recolección y estudio de información, tanto interna, los recursos con los que cuenta el propio equipo, como externa, los del equipo a enfrentar.
   • Análisis externo
     • Disposición táctica del rival. Videos de partidos previos u observación directa que permita apreciar los jugadores que actúan habitualmente en cada posición, la coordinación de sus movimientos y de las líneas, defensiva, media y ofensiva. Las posibles sustituciones que se podrían efectuar durante el desafío y los cambios tácticos que emplean en condición de empate, derrota o victoria. La ubicación en la tabla de posiciones.
     • Jugadores contrarios. Suspendidos, lesionados, regresando de una lesión, previos a ser amonestados, evaluación de partidos anteriores.
     • Campo de juego. Condiciones físicas de la cancha rival en la que se jugará el partido. Humedad, densidad y altura del césped. Proximidad e intensidad de los aficionados.
     • Desplazamientos. Extensión del tiempo de viaje. Altitud de la ciudad en la que se jugará. Grado de implicación de los hinchas locales.
   • Análisis interno
     • Jugadores. Rendimiento actual, próximos a suspensión, condición física, antecedentes de desempeño en condiciones similares.
     • Disposición táctica más adecuada para neutralizar el ataque contrario y facilitar las acciones ofensivas propias. Alineación que iniciará, posibilidad de cambios de acuerdo con las condiciones del partido.
     • Campo de juego. En el caso de actuar como locales, será preferible una hierba corta y bien irrigada o no.
     • Desplazamientos. Facilidades del alojamiento en el que se concentrará el equipo, distancia al estadio.
     • Concentración. ¿Los jugadores tendrán que concentrarse en un lugar previamente habilitado para controlar su descanso, alimentación y verificar que lleguen en plena capacidad de focalizar su atención sobre el encuentro, sin distracciones originadas en estímulos externos, o, será más motivante estar con sus familias y reunirse con el equipo unas pocas horas antes?
2. Determinación de posibles metas y cursos de acción. Hasta aquí se cuenta con un diagnóstico de la situación previa al enfrentamiento, en esta segunda fase del proceso de planeación se proyectan los resultados deseados y cómo alcanzarlos.
   • Metas. Un equipo de fútbol profesional puede considerar la disputa del título como meta principal de cada temporada. Probablemente, ese sea el anhelo de todas las escuadras, sin embargo, no es un objetivo real para la mayoría debido a diferentes variables, siendo el presupuesto una de las que más peso tiene. Así que, si no se trata del título, puede ser que compita por conseguir un cupo en torneos internacionales o por mantener la categoría. Respecto a cada enfrentamiento, dependerá de las cualidades y capacidades del rival, así como de condiciones tales como si juega de local o visitante, entre otras. Puede ser que el empate sea considerado suficiente premio, que en otras ocasiones únicamente la victoria sea viable o que una derrota por la mínima resulte un botín aceptable.
   • Planes alternativos. Es probable que se cuente con un plan de juego permanente que consistirá en la forma en que el equipo encare sus partidos, sin importar si juega en condición de local o visitante, ni del nivel individual de su máxima figura. También se elaborarán planes de un solo uso obedeciendo al rival que se enfrentará, planes transitorios que se ejecutarán en casos especiales, por ejemplo, en medio de un partido al sufrir la expulsión de un jugador o en las jugadas ofensivas de tiro de esquina. Además, se idearán planes de contingencia para enfrentar periodos complicados dentro de la temporada, tales como las ventanas de fichajes en las que pueden salir de la plantilla jugadores clave o momentos en los que la alta frecuencia de partidos lleve a lesiones en masa.
3. Evaluación y selección de la meta y del plan. En cierto modo, esta tercera etapa del proceso de planeación es la que configura el rumbo que se tomará. Para el caso de un partido en especial, se priorizará el resultado ideal deseado, la victoria, aunque, por ejemplo, cuando se visite a un rival muy fuerte se valore que la igualdad puede ser el resultado positivo más probable. En consideración de esta evaluación se planteará el estilo de juego a desarrollar en términos de ataque y defensa. Entran en juego consideraciones como esperar al rival en propio campo para contar con espacios amplios y así poder contra atacar o sostener el balón en campo contrario para hacer daño a través de una ágil distribución de juego, una movilidad impredecible y la precisión de los pases.
4. Puesta en marcha. Esta cuarta etapa del proceso de planeación, ciertamente, es la prueba de fuego de la toma de decisiones realizada hasta este momento. Una vez comienza el juego, lo planeado por el cuerpo técnico durante los entrenamientos y demás espacios de preparación será ejecutado por los futbolistas siguiendo las instrucciones que el entrenador envíe desde la línea. La flexibilidad tiene un papel importante en esta etapa porque el equipo ha de tener la capacidad de responder ante cualquier situación de juego que se presente. Precisamente, se ha de haber previsto mediante la planeación, el campo para la improvisación ha de ser mínimo, si bien el talento y las acciones individuales pueden inclinar la balanza positiva o negativamente.
5. Control y verificación. Para continuar con el proceso de planeación, el cuerpo técnico se cerciorará del cumplimiento de las metas. También verificará la forma en que se ejecutaron las tareas encomendadas a cada jugador y al equipo en general, al terminar el partido. El desempeño se controlará con base en indicadores cualitativos y cuantitativos a nivel individual y grupal. Además, se reportarán los resultados a todo el grupo y se plantearán las medidas correctivas para los encuentros futuros, las cuales se trabajarán en los siguientes entrenamientos y charlas técnico-tácticas. Probablemente, durante el transcurso de la temporada, o entre temporadas, se presentarán modificaciones en las prioridades del equipo, lo que se traducirá en cambios de objetivos y con ellos vendrá la adaptación de los planes.

Referencias

• Bateman, Thomas S. y Snell, Scott A. Administración. McGraw Hill, México, 2009.
• Robbins, Stephen P. y Coulter, Mary. Administración. Pearson Educación, México, 2018.